Как принять на работу на основное место работы в 1С:ЗУП ПРОФ
При трудоустройстве нового работника на в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) последовательно выполняются несколько шагов:
1. Заводим новый элемент в справочнике «Физические лица» (ФЛ) (раздел Кадры — См. также — Физические лица).
Можно пропустить этап, если запись в справочнике не потребуется до заведения нового элемента в справочнике «Сотрудники».
2. Заводим новый элемент в справочнике «Сотрудники» (раздел Кадры — Сотрудники).
Если до этого не было заведено Физическое лицо, то элемент в справочнике «Физические лица» создастся автоматически.
3. Заполняем основные персональные данные сотрудника.
Справочники «Физические лица» и «Сотрудники» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» хранят разную, информацию:
Справочник «Физические лица» содержит персональные данные (ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС, адреса). На эту информацию о человеке не влияет его работа в компании.
Справочник «Сотрудники» фиксирует трудовые и экономические отношения с организацией: должность, подразделение, даты приёма и увольнения, условия оплаты труда, график работы. Эти сведения динамичны и могут меняться в ходе карьеры сотрудника в компании.
Персональные данные можно внести в любой из вышеперечисленных справочников, данные будут доступны и из карточки Физического лица, и из карточки Сотрудника. При заполнении документа «Прием на работу» эти данные попадут в документ, а в дальнейшем будут нужны для взаимодействия с государственными органами.
Если ФЛ уже заведен и в карточку внесены персональные данные, то при создании элемента в справочнике «Сотрудники», система сравнит данные с имеющимися записями в справочнике «Физические лица» и, если найдет совпадение, то спросит, это тот, кто нужен или другой человек.
4. Оформляем «Согласие на обработку персональных данных».
В соответствии с требованиями 152-ФЗ необходимо оформить документ «Согласие на обработку персональных данных». Документ можно найти или в справочнике Сотрудники — Печать — Согласие на обработку ПДн.
Или в разделе Кадры — См. также — Согласие на обработку ПДн.
5. Заполняем документ «Прием на работу». Переходим в раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения.
Или из карточки сотрудника «Принять на работу».
Документ «Прием на работу» содержит несколько вкладок, требующих заполнения:
Главное: дата приёма, подразделение, должность, ставка, график работы, вид занятости. Здесь же указывается испытательный срок и, при необходимости, рабочее место. Для отражения в электронной трудовой книжке активируется флажок «Отразить в трудовой книжке» и выбирается трудовая функция.
Если у человека отсутствует официальный стаж, укажите, что это «Начало трудовой деятельности».
С 2021 года для работников, впервые устраивающихся на работу, оформляются исключительно электронные трудовые книжки (ЭТК).
Программа определяет график работы на основе штатного расписания либо установленного для подразделения графика «по умолчанию». Введённые данные проходят проверку: при выявлении ошибок система проинформирует об этом, а при отсутствии информации о стаже — сформирует предупреждающее уведомление.
Функциональность «1С:Зарплата и управление персоналом» позволяет назначить два документа-основания. Для активации данной опции перейдите в раздел Настройки — Кадровый учет и установите флажок в соответствующем поле.
Оплата труда: настройка основного вида начисления, ежемесячных надбавок и доплат. Поле ФОТ отражает плановые начисления с вкладки «Оплата труда», которые по умолчанию заполняются на основании штатного расписания. Эти суммы можно скорректировать вручную. Там же детализируются правила оплаты сверхурочных, работы в праздники, ночных смен и других особых условий.
Трудовой договор: Ввод реквизитов договора. Для срочных договоров указывается срок действия и его основание. По умолчанию, дату договора нужно заполнить вручную.
Когда все данные внесены, нажать «Провести», а потом по кнопке «Печать» распечатать Приказ и Трудовой договор.
6. Передаем в СФР сведения ЕФС-1 Подраздел 1.1 по приему на работу.
Сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД, раздел 1.1) должны быть сформированы и направлены не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме (раздел Кадры — См. также — Электронные трудовые книжки).
