Настройка универсального отчета в 1С

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть десятки готовых отчетов. Но иногда нужно получить ровно те данные, которых нет ни в одном из них: выгрузить список сотрудников без email, посмотреть все приемы за конкретный период или проверить содержимое регистра вручную. Для таких задач в платформе 1С:Предприятие встроен универсальный отчет — конструктор, который дает прямой доступ к данным любого объекта системы без программирования.

Доступ к универсальному отчету

Открыть универсальный отчет может не только администратор. Доступ предоставляется двумя способами:

• автоматически — пользователям с ролью Администратор;
• явно — через профиль группы доступа, в котором установлено разрешение Использование универсального отчета.

То есть обычный сотрудник тоже может работать с универсальным отчетом, если администратор включил соответствующее право в его профиле. Это удобно, например, для специалистов по кадрам или расчетчиков, которым нужен оперативный доступ к данным без лишних посредников.

Как открыть отчет

Есть два пути.

Путь 1. Через меню «Администрирование»

Перейдите по пути: Администрирование → Печатные формы, отчеты, обработки → Универсальный отчет.

Ссылка расположена в блоке «Печатные формы, отчеты, обработки»

Путь 2. Через меню «Функции для технического специалиста»

Если пункт Функции для технического специалиста у вас не отображается, его нужно включить: Настройки → Параметры → установить флажок «Отображать команду «Функции для технического специалиста»».

После этого откройте Функции для технического специалиста, разверните раздел Отчеты и найдите Универсальный отчет в алфавитном списке. Или в строку поиска начните вводить «Универса» и из предложенных вариантов выберите нужный.

Если вы планируете пользоваться универсальным отчетом регулярно — сразу добавьте его в избранное. Как это сделать, описано в конце статьи. Нажмите на звездочку рядом с названием отчета — она окрасится в желтый цвет. После этого отчет появится в разделе Избранное, который доступен с любой страницы программы.

Типы объектов: что из чего берется

Универсальный отчет — это инструмент прямого доступа к объектам базы данных. Чтобы получить нужную информацию, важно понимать, в каком типе объекта она хранится.

Например, данные о переводе сотрудника в другое подразделение лежат не в документе «Отпуск», а в регистре сведений «Кадровая история сотрудников». Если выбрать не тот объект — отчет либо ничего не покажет, либо покажет не то.

Если не знаете, в каком именно объекте хранятся нужные данные, воспользуйтесь разделом Функции для технического специалиста: там можно открыть любой регистр или справочник напрямую и посмотреть его содержимое вручную, прежде чем строить отчет.

Первый запуск и базовые параметры

После открытия универсального отчета нужно задать три параметра в шапке:

1. Выбрать Тип объекта (например, «Справочник» или «Документ»).
2. Выбрать Имя объекта — конкретный справочник, документ или регистр из списка.
3. Выбрать Имя таблицы — для некоторых объектов доступны вложенные таблицы (например, табличные части документов).

Для документов автоматически появляется поле выбора периода — это ограничение по дате, которое фильтрует документы, попавшие в интервал.

Первый раз — просто нажмите «Сформировать»

Если вы неопытный пользователь, не нужно пытаться сразу настраивать отборы и убирать поля. Сначала сформируйте отчет с параметрами по умолчанию и посмотрите, какие данные выводятся и как они называются. Это поможет понять, тот ли объект выбран и какие поля вам нужны.

По умолчанию отчет формируется в виде плоской таблицы, где каждая строка — одна запись из выбранного объекта, а столбцы — все доступные поля. Дальше вы сами решаете, какие столбцы оставить, как сгруппировать данные и какие условия задать.

Вкладки настройки

Чтобы перейти к настройкам, нажмите кнопку Настройки. Откроется форма с несколькими вкладками.

Поля и сортировки

Здесь перечислены все поля, доступные для выбранного объекта. Галочки напротив поля определяют, будет ли оно выведено в отчет. Снимите лишние галочки, чтобы убрать ненужные столбцы.

Если нужного поля нет в списке — нажмите Добавить и найдите его в перечне реквизитов вручную. Так, например, добавляется поле Email из справочника «Сотрудники» или код страны в справочнике «Страны мира», которого изначально может не быть в стандартном наборе.

Синими стрелками можно менять порядок столбцов в итоговой таблице.

Отбор (фильтры)

На этой вкладке задаются условия отбора записей. Набор доступных условий зависит от выбранного объекта. Например, в справочнике «Сотрудники» можно отфильтровать данные по подразделению, организации и т.д. — любому реквизиту, который есть у этого объекта.

Примеры полезных отборов:

• График работы — «Не заполнено» ;
• Организация — конкретное юридическое лицо;

Вывести отбор в шапку отчета

Любой фильтр можно «вынести» прямо в шапку отчета, не заходя каждый раз в настройки. Для этого нажмите на звездочку рядом с условием отбора — она отметит его как выведенный на форму. После этого значение фильтра можно менять прямо в верхней части отчета перед каждым формированием.

Структура

По умолчанию в разделе «Структура» есть одна строка — Детальные записи. Это и есть плоская таблица без группировок.

Оформление

На вкладке «Структура» можно изменить внешний вид отчета: шрифты, цвета, условное оформление строк. Например, выделить цветом строки, где значение поля меньше нуля или не заполнено.

Группировка и структура отчета

Группировка позволяет объединить строки по выбранному полю и получить итоги. Без группировки отчет выглядит как «простыня» — все записи подряд. С группировкой данные складываются в иерархию.

Чтобы добавить группировку, перейдите на вкладку Структура:

1. Выделите строку Детальные записи.
2. Нажмите кнопку Обернуть в группировку и выберите поле для группировки. Например, «Период регистрации» для отчета по документам или «Подразделение» для отчета по сотрудникам.
3. Строка «Детальные записи» окажется вложена под строку группировки — это иерархия. Сначала идет группа, внутри нее — детальные строки.
4. Нажмите Закрыть и сформировать.

Если добавить поле группировки через кнопку Добавить (без оборачивания), а не через «Обернуть», поведение будет другим: группировка встанет рядом с «Детальными записями», а не над ними. В этом случае в верхней части отчета появятся итоги по группе, но сами строки не будут в нее вложены.

Разница между «обернуть» и «добавить»

• Обернуть в группировку — детальные строки подчинены группе. Отчет выглядит как дерево: сначала заголовок группы, потом ее строки.
• Добавить строку — поле и «Детальные записи» стоят на одном уровне. Итоги по группе выводятся отдельно, строки не вкладываются.

Оба варианта можно комбинировать в одном отчете.

Порядок элементов в структуре меняется кнопками с закругленными стрелками (перемещение по иерархии) и синими стрелками (перемещение строк на одном уровне).

Для числовых полей в группировках автоматически считаются итоги. Если нужно агрегировать данные — например, посмотреть суммарные начисления по подразделениям — достаточно настроить группировку по подразделению и убедиться, что числовое поле включено в вывод. Итог по группе появится автоматически.

Сохранение и повторное использование

Настроенный отчет можно сохранить и использовать повторно, не настраивая все заново каждый раз.

1. Нажмите на выпадающую стрелку рядом с кнопкой Настройки.
2. Выберите пункт Сохранить как.
3. В открывшемся окне введите название отчета и выберите, кому он будет доступен: только вам или всем пользователям.
4. Нажмите Далее — откроется окно выбора подсистемы, из которой вы хотите открывать этот отчет в дальнейшем.
5. Выберите нужный раздел и сохраните.

После сохранения отчет появится в выбранном разделе программы рядом со стандартными отчетами.

Доступность сохраненного отчета

Если при сохранении выбрать «Для всех пользователей», отчет увидят все, у кого есть доступ к соответствующему разделу. Если оставить только «Для себя» — отчет виден только вам в вашем сеансе.

Итого: что важно запомнить

• Универсальный отчет — это конструктор, а не готовый отчет. Он дает доступ к данным любого объекта системы: справочника, документа, регистра.
• Доступ открывается через роль «Администратор» или явное разрешение в профиле группы доступа.
• Перед настройкой убедитесь, что выбрали правильный тип объекта: данные о кадровых событиях — в регистрах, документы — в соответствующем типе, нормативные данные — в справочниках.
• Первый раз сформируйте отчет без настроек — так проще понять, те ли данные попадают в выборку.
• Группировки настраиваются на вкладке «Структура». «Обернуть в группировку» дает иерархию, «Добавить» — параллельные итоги.
• Готовый вариант отчета сохраняется через меню рядом с кнопкой «Настройки» и может быть доступен другим пользователям.