Настройка связей в 1С:Документооборот — Гранд Проект: ИТ-эксперт

В «1С:Документооборот 3.0» можно связывать между собой документы, мероприятия, проекты и другие объекты системы. Это позволяет, например, соединить заявку на подготовку доверенности с самой доверенностью, первичное и повторное обращение гражданина, входящее письмо и ответ на него. Рассмотрим, как устроен механизм связей, как его настроить и как с ним работать в повседневной практике.

Как просматривать связи объекта

Просмотреть связи конкретного объекта можно тремя способами:

в списке документов — через колонку Количество связей, где отображается число связей, поясняющих суть документа;
в карточке уже созданного объекта — по ссылке на закладках Реквизиты или Обзор;
в карточке нового объекта — на отдельной закладке Связи.

🎬Три способа перейти к связям объекта из списка, с карточки и из нового документа]

Из окна связей вы можете:

просматривать данные связанных объектов;
открывать их карточки;
добавлять и удалять связи;
формировать отчет «Структура связей».

По умолчанию в окне отображаются только три уровня связей и только те, что помечены как «Важные». Чтобы развернуть следующий уровень, нажимайте кнопку (+). Количество отображаемых уровней настраивается по пути: Настройка программы → Документы → Связи документов → Отображать уровней.

Типы связей и их характеристики

Все доступные типы связей хранятся в справочнике Типы связей: НСИ → Классификаторы → Типы связей. При необходимости можно создать новый тип.

Каждая связь описывается тремя основными характеристиками.

Направление

Вид	Как работает
Односторонняя	Прямая ссылка на другой объект (например, «Связан с…»). Обратная ссылка не создается автоматически.
Двусторонняя	При установке прямой связи автоматически создается обратная. Например, если у договора указать связь «Имеет доп. соглашения», у дополнительного соглашения автоматически появится связь «Относится к договору».

Количество

Вид	Пример
Единичная	Объект может иметь только одну такую связь. Например, дополнительное соглашение может относиться только к одному договору.
Множественная	Связей одного типа может быть несколько.

Объект ссылки

Связь может указывать на:

документ определенного вида или любой документ;
файл;
внешний ресурс (URL).

Настройка связей: справочник и регистр

Завести тип связи и дать ему название можно в справочнике Типы связей. Правила использования — то есть какие виды документов друг с другом связываются и при каких условиях — настраиваются отдельно в регистре Настройки связей: НСИ → Настройки связей.

Чтобы быстро найти нужную настройку в регистре, используйте фильтр:

Ссылка из — объект-источник связи;
Ссылка на — объект-приемник связи.

Некоторые связи в регистре являются предопределенными (например, «Делает недействующим», «Переписка по предмету»). Они используются для автоматических сценариев и не могут быть изменены или удалены. По умолчанию, предопределённые связи выделены серым цветом. Чтобы увидеть их в списке, установите флажок Показать предопределенные связи. Удалить такую запись нельзя.

Как создать настройку связи

Чтобы разрешить использование конкретного типа связи между определенными видами объектов, нажмите Создать в регистре «Настройки связей» и заполните карточку.

В карточке настройки указываются следующие поля:

Тип связи — выбор из справочника;
Характер — единичная или множественная;
Вид документа-источника — из какого документа или вида можно устанавливать эту связь;
Вид документа-приемника — на какой документ или тип объектов можно ссылаться (если вид не указан, разрешены любые объекты этого типа);
Тип обратной связи — если поле пустое, связь считается односторонней;
Характер обратной связи — для двусторонних связей;
Обязательная — требовать ли наличие связи при сохранении документа;
Важная — отображать ли связь в общем списке по умолчанию;
Доступ — расширение или копирование прав доступа.

Называйте новый тип связи так, чтобы было понятно, какие именно виды документов он связывает. Это упрощает работу всем пользователям и снижает количество ошибок при ручной установке связей.

Двусторонние связи

При создании настройки для двусторонней связи настройка для обратной связи создается автоматически после заполнения всех полей. При удалении основной настройки автоматически удаляется и обратная. Связи «один ко многим» и «многие ко многим» настраиваются для обоих концов связи независимо.

Обязательные связи

Если установлен флажок Обязательная, программа не позволит сохранить документ без наличия данной связи.

Пример: при создании дополнительного соглашения система потребует выбрать договор. Откроется список договоров с автоматическим отбором по организации или контрагенту.

Автоматическая подстановка

Если документ создан на основании другого документа и между этими видами настроена только одна обязательная связь, она установится автоматически без участия пользователя.

Важность и видимость связей

Связи, помеченные как «Важные», отображаются в окне «Связи» по умолчанию. Все обязательные связи автоматически считаются важными. Чтобы увидеть полный список, включая неважные, нажмите кнопку Посмотреть все связи.

Если пропустите заполнение обязательных полей, система не даст сохранить связь.

Обратите внимание, при указании типа обратной связи у указанного элемента может сброситься флаг «Важная». Ниже показано, как правильно настроить связь, и продемонстрирована эта ситуация.

Синхронизация прав доступа

Для связанных документов можно настроить синхронизацию прав доступа. Например, чтобы сотрудник, получивший доступ к дополнительному соглашению, автоматически видел и договор-основание.

В настройках связи доступны два режима:

Расширить — сотрудники из текущего документа добавляются в список доступа связанного документа. Существующий доступ у связанного документа сохраняется.
Копировать — список сотрудников из текущего документа полностью замещает список доступа в связанном документе.

Как устанавливать связи: автоматически и вручную

Автоматическая установка

Связи создаются автоматически в следующих случаях:

регистрация ответных документов;
переадресация;
создание документов через подменю Создать на основании.

Ручная установка

Если дополнительное соглашение создано отдельно, а не на основании договора, связь можно установить вручную.

Откройте карточку документа и перейдите на закладку Связи.
Нажмите кнопку Добавить или перетащите связанный объект мышью.
В помощнике создания связи выберите объект. Список разделен на две группы: Недавние (последние открытые документы) и Возможные (все объекты, с которыми допустима связь).
Выберите тип связи. Система покажет только те типы, которые применимы к текущей паре объектов.
При необходимости добавьте комментарий и нажмите Создать связь.

Работа с файлами связанных документов

На закладке «Связи» отображаются не только сами документы, но и прикрепленные к ним файлы. Прямо из этого окна вы можете:

открыть, сохранить или распечатать файл;
работать с несколькими выделенными файлами одновременно;
видеть отметку об оригинале, если в системе ведется учет скан-копий.

Внешние связи: URL и другие базы 1С

Связи могут вести не только на объекты текущей информационной базы, но и на внешние ресурсы:

веб-ресурсы (URL);
документы других прикладных решений на платформе «1С:Предприятие».

Как установить внешнюю связь

Убедитесь, что в справочнике Типы связей есть тип, разрешающий ссылку на внешний ресурс. При необходимости создайте его.
Для связи с другой базой 1С получите внешнюю ссылку в исходной программе — кнопка Внешняя в окне получения ссылки.
В карточке документа на закладке Связи добавьте новую связь и выберите пункт для внешнего ресурса.
Вставьте ссылку. Представление ссылки в дереве связей можно заменить на удобочитаемый комментарий.

Отчет «Структура связей»

Чтобы наглядно увидеть иерархию связанных объектов, используйте отчет Структура связей. Его можно открыть кнопкой на командной панели окна «Связи» или через Функции для технического специалиста.

Отчет отображается в виде дерева, где:

узлы — документы с заголовками, номерами и датами;
линии между узлами — связи с подписями типов.

Доступны отборы по типу связи и настройка глубины вложенности.

Итог:
Типы связей создаются в справочнике НСИ → Классификаторы → Типы связей, а правила их использования — в регистре НСИ → Настройки связей.
Предопределенные связи изменить нельзя — они нужны для автоматических сценариев.
Обязательная связь автоматически считается важной и не позволит сохранить документ без ее указания.
При двусторонней связи обратная настройка создается автоматически — не забудьте проверить, не сбросился ли флаг «Важная».
Права доступа по связанным документам можно расширять или копировать.
Отчет «Структура связей» помогает быстро разобраться в цепочке документов.