Настройка легкой почты в 1С:Документооборот

В системе «1С:Документооборот» КОРП разработчики предусмотрели два подхода к работе с письмами: встроенный почтовый клиент и так называемая «легкая» почта. Давайте разберем, что представляет собой «легкая» почта, в чем ее особенности и как правильно ее настроить, чтобы не столкнуться с ошибками подключения.

Что такое «легкая» почта и чем она отличается от встроенной. Главное отличие кроется в самом подходе к хранению информации. «Легкая» почта — это, по сути, шлюз. Она позволяет отправлять и получать письма прямо из интерфейса программы, используя либо установленный на компьютере почтовый клиент (Microsoft Outlook, Thunderbird), либо прямое подключение к серверу по протоколам POP3/SMTP . Однако сами письма и вложения при таком подходе не сохраняются в базе данных «1С:Документооборота». Система не ведет протоколирование этих действий и не хранит историю переписки. Это идеальный вариант для тех, кому важно отправить контрагенту сформированный акт или счет из программы, не засоряя базу данных и не настраивая сложную интеграцию. Кроме того, именно этот тип почты обязательно используется для системных учетных записей, например, для автоматической рассылки уведомлений .

Плюсы: База данных не раздувается от объема писем. Настройка занимает минимум времени. Можно быстро отправить печатную форму документа, не переключаясь между окнами.

Минусы: В 1С не остается истории взаимодействий. Если вам важно фиксировать каждое письмо клиента как часть документооборота, этот вариант может не подойти.

Встроенная почта, доступная только в версии «1С:Документооборот КОРП» , — это полноценный почтовый клиент внутри системы. Здесь письма становятся такими же учетными единицами, как документы: они хранятся в базе, участвуют в документообороте, ссылаются друг на друга и могут служить основанием для запуска бизнес-процессов. Если вам нужно фиксировать каждое письмо клиента, хранить историю переписки в одном месте и включать её в отчёты — выбор очевиден в пользу встроенной почты. О ней мы расскажем в другой статье.

Исходя из функционала, «легкую» почту целесообразно использовать в следующих случаях:

• Пользователи привыкли к интерфейсу своих почтовых программ (Outlook, Thunderbird и др.).
• Нет требования хранить историю переписки именно в 1С:Документообороте.
• Важно экономить место в информационной базе.
• Необходимо отправлять документы с электронной подписью или по ГОСТ Р 53898-2013, но без привязки к внутренним процессам СЭД.

При этом система не ограничивает вас полностью: важное входящее письмо можно вручную загрузить в справочник входящих документов и запустить по нему процесс или мероприятие.

Настройка «легкой» почты выполняется в несколько этапов. Важно различать общие настройки почты и персональные профили пользователя. Пользователи могут настроить «лёгкую» почту самостоятельно или обратиться за помощью к администратору. Рассмотрим вариант настройки для администратора.

1. Перейдите в раздел «Настройка» — «Почта» — «Настройки почты» — Создать.
2. В открывшейся форме укажите адрес электронной почты и пароль.
3. В поле «Использовать учетную запись» выберите цель: только получение или отправка и получение.
4. В варианте использования обязательно выберите «Для легкой почты».
5. Нажмите кнопку создания параметров подключения. Система постарается автоматически подобрать настройки сервера. Самое удобное в современных версиях «1С:Документооборота» — функция автоопределения настроек. После ввода адреса почты и пароля достаточно нажать кнопку «Создать», и программа попытается самостоятельно подобрать корректные параметры серверов входящей (POP3/IMAP) и исходящей (SMTP) почты, а также порты и требования к шифрованию (SSL) . Если автоматическая настройка не удалась, параметры придется ввести вручную, взяв их из справки вашего почтового провайдера (например, для Yandex или Mail) или обратиться к вашему системному администратору (если почта корпоративная).
6. Завершающий этап — тестирование соединения. Кнопка «Проверить учетную запись» проверяет отправку и получение, чтобы убедиться в корректности введенных данных . После успешного теста настройка сохраняется, и учетная запись появляется в списке.

Важно помнить: при использовании многих современных почтовых сервисов стандартный пароль для входа в веб-интерфейс может не подойти. Требуется создать так называемый «пароль для внешних приложений» в настройках безопасности вашего почтового ящика. Использование обычного пароля — самая распространенная ошибка, из-за которой тест подключения не проходит. Ниже продемонстрирован вариант настройки почты с аккаунта пользователя с правами администратор при настройке параметров вручную. Стоит учесть, что копии писем можно не сохранять на сервере или удалять их с сервера через указанный в настройке промежуток времени

Чтобы программа понимала, через какой инструмент работать, каждый сотрудник должен настроить профили в своем личном разделе.

Перейдите в: «Настройки» — «Персональные настройки» — «Легкая почта». Установите флаг «Использовать легкую почту».

Здесь работа ведется в двух вкладках «Профили» и «Письмо».

1. Вкладка «Профили».

Здесь добавляются способы получения и отправки. Нажмите «Добавить» и выберите подходящий протокол:

— SMTP/POP3: прямая работа с сервером (например, Яндекс, Gmail). Подходит, если на компьютере нет установленного почтового клиента и вы работаете через веб-интерфейс.

— MAPI: универсальный протокол для клиентов типа Outlook или The Bat. Нюанс: при загрузке через MAPI письма забираются только из папки «Входящие», подпапки игнорируются.

— Microsoft Outlook / The Bat / Thunderbird: специфические профили. При отправке 1С откроет окно создания письма в выбранной программе. Это удобно, если вы пользуетесь функциями клиента (например, планирование встреч в Outlook).

В списке профилей можно назначить один как «Основной». Тогда система будет использовать его по умолчанию. Если основной профиль не выбран, при отправке программа каждый раз будет спрашивать, через какой профиль работать.

2. Вкладка «Письмо».

Здесь настраиваются параметры безопасности и оформления:

• Подпись: текст, который автоматически добавится в конец каждого нового сообщения.
• Файл взаимодействия СЭД (Система электронного документооборота): можно настроить автоматическое прикрытие файла взаимодействия (по ГОСТ) или оставить запрос подтверждения перед отправкой.
• Электронная подпись (ЭП): выберите, подписывать ли письма всегда, никогда или спрашивать каждый раз.

Несмотря на то, что «легкая» почта не хранит корреспонденцию в базе, важные входящие письма всегда можно загрузить в систему вручную, создав на их основе входящий документ, мероприятие или процесс.

Функциональность «легкой» почты достаточно серьезный. Поддерживается работа с электронной подписью и шифрование. При отправке документов из 1С сообщение взаимодействия СЭД формируется автоматически и прикрепляется к письму вместе с остальными файлами. При загрузке входящих сообщений система может автоматически заполнить реквизиты документа на основе данных из письма.

Важные нюансы администрирования

Есть несколько моментов, о которых нужно помнить, чтобы система работала корректно:

• Системная учетная запись. В настройках программы должна быть хотя бы одна учетная запись, назначенная для работы с легкой почтой на системном уровне.
• Выбор пользователя. Администратор может включить возможность использования встроенной почты в настройках программы. Однако каждый сотрудник в своих персональных настройках сам решает, чем пользоваться: встроенной почтой или легкой.
• Протоколирование. Помните, что при использовании легкой почты действия не протоколируются внутри 1С. Если аудит переписки критичен, рассмотрите встроенный вариант.