Нужно ли писать заявление на отпуск по графику?

Если отпуск предоставляется строго в даты, утвержденные графиком отпусков, работник не обязан писать заявление. Если же отпуск планируется взять в другие сроки — заявление необходимо.

График отпусков — обязательный документ. Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков утверждается ежегодно и обязателен как для работодателя, так и для работника. При согласованном графике отпусков нужно оформить уведомление сотрудника об отпуске.

Уведомление — обязанность работодателя. Работодатель должен известить работника о начале отпуска по графику под подпись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Поскольку дата отпуска уже согласована сторонами через график, дополнительного заявления от работника не требуется. Отпуск предоставляется автоматически на основании графика и приказа работодателя.

Есть несколько ситуаций, когда письменное заявление на отпуск обязательно нужно:

• Отсутствует утвержденный график отпусков (что является нарушением со стороны работодателя).
• Работник хочет уйти в отпуск в сроки, не совпадающие с графиком (перенос отпуска по согласованию с работодателем).
• Предоставляется отпуск за первый рабочий год, если на момент составления графика сотрудник ещё не был принят.

Важно: Уход в отпуск вне графика без согласования (письменного заявления и приказа) может быть расценен как прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Если отпуск берется не по графику, рекомендуемый алгоритм таков:

• Работник подает работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск в конкретные даты.
• Работодатель, в случае согласия
  • Издает приказ (форма Т-6 или по форме работодателя).
  • Вносит изменения в график отпусков.
  • Выплачивает отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Срок подачи заявления законом не установлен, но работодатель может закрепить его во внутренних правилах, чтобы успеть оформить документы и выплатить отпускные.

Минтруд России в некоторых разъяснениях (например, письмо от 16.05.2024 № 14-6/ООГ-3001) указывает, что заявление нужно только для переноса отпуска из-за болезни, а в иных случаях следует просто вносить изменения в график отпусков. Однако общепринятая практика, подтверждаемая Рострудом, предполагает написание заявления как основания для изменения графика и издания приказа.