Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП

Табель учёта рабочего времени в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) служит основой для корректного расчёта заработной платы, учитывая фактически отработанные часы сотрудников. В зависимости от внутренней политики организации, учёт отработанного времени может вестись по-разному. От выбранного метода зависит, как именно данные вносятся в систему и как формируется заработная плата. Разберём, какие методы учёта рабочего времени существуют в системе 1С:ЗУП.

Основных способов два:

Первый – это учёт фактически отработанного времени.

При этом методе фиксируются не только отклонения (больничный, отпуск), но и все реально отработанное время. На основе этих данных заполняется Табель (раздел Зарплата — Учет рабочего времени — Табели). Т.е. этот способ предполагает сплошную регистрацию времени, включая отклонения от графика.  Можно заполнить как на одного сотрудника, так и на всю указанную организацию или подразделение. По кнопке «Заполнить» в табель подтянутся данные, которые есть в системе (отпуска, больничные, часы согласно установленному сотруднику графику и т.д.). Доступна ручная корректировка данных.

Инструкция по созданию документа Табель:

1. В разделе Зарплата — Табели создайте новый документ.
2. Укажите месяц, за который формируется табель, и дату документа.
3. Нажмите «Заполнить» — таблица автоматически заполнится данными на основе введённых отклонений.
4. Проверьте обозначения в табеле:
   1. Я — явка,
   1. Н — ночные часы,
   1. ОТ — отпуск,
   1. Б — больничный,
   1. В — выходной,
   1. НН — невыход.
5. Для сохранения нажмите «Провести», для печати — F13.

Если при нажатии «Заполнить» таблица не заполняется, возможно, не заданы графики работы на выбранный период (частая ситуация в начале года) или не заполнен производственный календарь. Заполните графики через раздел Графики — Заполнить.

Для внесения изменений в уже созданный табель за закрытый период используйте корректирующий табель (гиперссылка «Исправить» в нижней части документа).

Изменения за текущий период вносятся непосредственно в открытый табель, так как на один период для одного сотрудника нельзя создать два табеля — система выдаст ошибку.

Второй вариант — это учёт отклонений от графика.

В программу вносятся только расхождения с установленным графиком: отпуска, больничные, прогулы и т.д. Сам табель при этом формируется как отчёт на основе введённых отклонений, что упрощает работу (раздел Зарплата — Отчеты по зарплате — Учет времени — Табель учета рабочего времени (Т-13). Формируется как для отдельных сотрудников, так и для всего коллектива.  

График работы каждого сотрудника указывается в приказе о приёме на работу и основывается на производственном календаре, который учитывает рабочие, выходные и праздничные дни. Проверить или обновить календарь можно в разделе «Настройки» вкладка «Производственные календари» или через «Графики работы сотрудников». При подключённой интернет-поддержке обновление происходит автоматически.

По умолчанию в системе уже есть график «Пятидневка» (раздел Настройки — Графики работы сотрудников), но при необходимости можно создавать собственные графики (например, сменные, ночные) с индивидуальными настройками. Для этого используется опция «Изменить свойства графика», где задаются часы работы, цикл и т.д.

При приёме сотрудника ему назначается график работы, который в дальнейшем можно изменить через документ «Кадровое перемещение» или массово — для группы сотрудников через соответствующий кадровый приказ. Также для отдельных сотрудников можно установить индивидуальный график (например, сокращённый день) через раздел Зарплата — Учет времени. В этом случае норма времени будет рассчитываться уже по индивидуальному графику.

Для регистрации в табеле отклонений фактически отработанного времени от планового, необходимо в разделе Настройка — Расчет зарплаты снять флажок «Проверять соответствие фактического времени отработанному».