Встроенная почта в 1С:Документооборот 3.0 КОРП
Электронная почта остается одним из ключевых инструментов деловой коммуникации. Система 1С:Документооборот предлагает два варианта работы с электронной почтой: легкую почту и встроенную почту. В данной статье мы подробно рассмотрим возможности, настройки и особенности использования встроенной почты в 1С:Документооборот 8 КОРП.
Важно: Встроенная почта доступна только в версии 1С:Документооборот 8 КОРП. В версии ПРОФ данная функция отсутствует.
Рассмотрим ключевые различия между двумя подходами к работе с электронной почтой в системе.
| Характеристика | Встроенная почта | Легкая почта | |
| Функционал | Полноценный почтовый клиент с расширенными настройками | Ограниченный функционал, нет самостоятельного клиента | |
| Хранение писем | Все письма и вложения хранятся в базе 1С:Документооборот | Письма не сохраняются в базе, хранятся на почтовом сервере | |
| Влияние на базу | Увеличивает объем информационной базы | Не влияет на размер базы данных | |
| Замена внешних клиентов | Может полностью заменить Outlook, Thunderbird и др. | Работает через внешние почтовые программы | |
| Системная учетная запись | Не поддерживается | Работает только в режиме легкой почты | |
| Протоколы | Внутренняя маршрутизация + POP3/IMAP, SMTP | Только POP3/IMAP, SMTP | |
Преимущества встроенной почты
Безопасность
Письма внутри системы доставляются без использования внешних почтовых серверов. Доступна централизованная настройка правил корпоративной переписки, общие списки рассылки с гибкой настройкой доступа. Можно использовать черный и белый списки адресатов, спам-фильтры, скрытые копии и автосохранение черновиков. Предусмотрены программные предупреждения при массовой рассылке.
Прозрачность
Руководители имеют доступ к почте подчиненных (при настроенных правах). Система хранит полную историю переписки и позволяет контролировать своевременность ответов. Доступен хронометраж работы с почтой и учет трудозатрат, а также протокол работы пользователей: кто прочитал или ответил на письмо.
Технологичность
Поддерживается автоматическая обработка писем по настраиваемым правилам. Можно вставлять гиперссылки на любые объекты базы (документы, процессы) прямо из письма. Реализован импорт писем и контактов из Microsoft Outlook. Доступны автоматические ответы, отзыв писем, пересылка с сохранением обратного адреса. Присутствует полнотекстовый поиск с учетом морфологии и возможность сохранения писем с вложениями на диск с автоматическим форматированием.
Удобство работы
Система доступна через веб-браузер или мобильное приложение. Один пользователь может обрабатывать несколько почтовых ящиков. На основании письма можно создавать задачи, документы, записи календаря. Письма автоматически объединяются в цепочки переписки, доступно редактирование вложений прямо в письме. Поддерживается групповая отправка, общие почтовые ящики для нескольких сотрудников и работа с HTML-письмами, содержащими форматирование и изображения.
Настройка встроенной почты
Шаг 1: Включение функции (администратор)
Перейдите в раздел «Настройка — Настройка программы — Почта». Установите флажок «Использовать встроенную почту». При необходимости настройте: префиксы для ответов (Re:) и пересылок (Fw:), ведение протокола доставки почты, внутреннюю маршрутизацию для ускорения доставки внутри организации, а также ограничение размера внешних писем (по умолчанию 20 Мб).
Шаг 2: Персональные настройки пользователя
Перейдите в раздел «Настройка и администрирование — Сервис — Персональные настройки — Встроенная почта». Установите флажок «Использовать встроенную почту» и настройте параметры отображения: шрифт, область чтения, сортировку.
Шаг 3: Создание учетной записи
В разделе Учетные записи нажмите «Создать». Введите email и пароль – система автоматически подберет параметры подключения. При необходимости настройте вручную: сервер исходящей почты (SMTP): имя сервера, порт, SSL; сервер входящей почты (POP3/IMAP): тип протокола, сохранение копий на сервере. Укажите ответственных за учетную запись. Нажмите «Проверить учетную запись» для верификации настроек.
Совет: Для почтовых сервисов Яндекс, Mail.ru обязательно включите использование защищенного соединения SSL.
Работа со списком писем
Организация папок
По умолчанию создаются папки: Входящие, Исходящие, Отправленные, Корзина, Черновики. Пользователь может создавать собственные папки и подпапки, настраивать автоматическую сортировку писем по правилам, включать автоочистку папок (например, удаление писем старше 30 дней).
Быстрый просмотр и навигация
«Главное — Почта». Доступна область чтения: просмотр содержимого письма без открытия карточки (справа, снизу или отключена). Можно сортировать письма по дате, адресату, теме, наличию вложений, важности. Цветные флажки позволяют выполнять персональную маркировку писем для быстрой фильтрации.
Горячие клавиши:
Ctrl+N или Ins – создать новое письмо в списке писем ;
Ctrl+R – ответить на выбранное письмо ;
Ctrl+M – пометить как прочтенное или непрочтенное ;
Ctrl+E – перенаправить письмо ;
Ctrl+Shift+V – вставить изображение из буфера обмена ;
F5 – обновить список писем (удобно для срочного обновления) ;
Alt+X – переместить в корзину ;
Alt+P – напечатать письмо (вместе с шапкой, адресатами и заголовком) ;
Alt+S – сохранить письмо со всеми вложениями в каталог на диске ;
F9 – копировать исходящее письмо (удобно для повторной отправки) ;
Alt+Q – вставить шаблон текста в исходящее письмо ;
F7 – проверить орфографию в письме ;
Ctrl+Alt+F – поиск писем по реквизитам ;
F2 – переименовать приложенный к письму файл ;
Del – пометить на удаление .Режимы просмотра
Доступен просмотр по папкам: отображение дерева всех доступных папок. Компактный режим дает полноэкранный список писем без дерева папок (удобно при работе с одной папкой). Для руководителей предусмотрены «Мои папки»: отображение только выбранных папок, чтобы не перегружать интерфейс.
OAuth-авторизация
В связи с переходом почтовых сервисов на OAuth, 1С:Документооборот 3.0 поддерживает данный метод авторизации.
OAuth (Open Authorization) — это современный протокол авторизации, который позволяет предоставить одной программе (например, 1С:Документооборот) доступ к вашим данным в другой программе (например, в почтовом ящике Мail или Яндекса), не передавая ей ваш логин и пароль.
Чем OAuth лучше обычного ввода пароля?
Раньше (и до сих пор в старых системах) вводили в 1С свой email и пароль от почтового ящика. Было:
- 1С хранит ваш настоящий пароль.
- Чтобы отозвать доступ, нужно менять пароль от всей почты.
- Часто не работает двухфакторная авторизация (подтверждение по телефону).
OAuth решает эти проблемы:
- Вы не даете 1С свой пароль. Вы даете «токен» (специальный цифровой код).
- Этот токен действует только на то, что разрешено (например, только читать и отправлять письма, но не удалять контакты).
- Токен можно отозвать в один клик в настройках аккаунта, не меняя пароль.
Как это выглядит на практике (на примере почты в 1С).
Вы в 1С нажимаете «Получить токен». 1С отправляет вас на сайт почтового сервиса (Яндекс, Mail.ru).
Вы вводите свой логин и пароль на сайте почты. (Важно: 1С их не видит и не знает!).
Почтовый сервис спрашивает: «Приложение 1С:Документооборот хочет получить доступ к вашей почте. Вы разрешаете?».
Вы нажимаете «Разрешить». Сервис дает 1С специальный «ключ» (токен).
1С сохраняет этот ключ и использует его для работы с почтой.
Настройка (администратор):
- Создайте OAuth-приложение на сайте почтового провайдера (Яндекс, Mail.ru). Приложение создается один раз для все компании.
- В 1С:Документооборот укажите Клиент ID, Секретный код и Redirect URI «Настройка — Настройка программы — Почта — OAuth авторизация».
Настройка со стороны пользователя «Настройка — Сервис — Персональные настройки — Встроенная почта». В учетной записи почты включите «Использовать OAuth». Нажмите «Получить токен» и предоставьте доступ приложению. Сохраните и проверьте подключение.
Требуется платформа 1С:Предприятие версии 8.3.16.1502 и выше.
Обслуживание и мониторинг
Протокол доставки почты
При включенной настройке «Вести протокол доставки почты» администратор может просматривать все события отправки и получения писем, выявлять ошибки (выделяются красным) и оперативно устранять сбои: неверные пароли, проблемы с сервером, большие вложения.
Типовые ошибки и решения
| Ошибка | Возможная причина | Решение |
| Неверный логин/пароль | Изменение учетных данных | Обновить настройки учетной записи |
| Ошибка подключения к серверу | Неверные параметры SMTP/POP3 | Проверить данные у почтового провайдера |
| Письмо не загружается | Несоответствие формата | Обработать письмо через внешний клиент |
| Превышен размер вложения | Ограничение сервера | Сжать файл или использовать облачное хранилище |
Советы для эффективной работы
Централизуйте шаблоны: настройте корпоративные подписи и шаблоны писем согласно правилам переписки.
Выведите почту на рабочий стол «Настройки — Сервис — Персональные настройки — Рабочий стол»: если работа в основном с почтой, добавьте виджет «Почта» на начальную страницу. При настройке виджета укажите, какие папки будут показываться.
| Ошибка | Возможная причина | Решение |
| Неверный логин/пароль | Изменение учетных данных | Обновить настройки учетной записи |
| Ошибка подключения к серверу | Неверные параметры SMTP/POP3 | Проверить данные у почтового провайдера |
| Письмо не загружается | Несоответствие формата | Обработать письмо через внешний клиент |
| Превышен размер вложения | Ограничение сервера | Сжать файл или использовать облачное хранилище |
Будьте осторожны с «Ответить всем»: отправляйте письма всем участникам переписки только при реальной необходимости.
Не оставляйте тему пустой: это затрудняет поиск и сортировку.
Используйте горячие клавиши: это ускоряет обработку почты в разы.
Заключение
Встроенная почта в 1С:Документооборот 8 КОРП – это мощное решение для корпоративной коммуникации, объединяющее удобство современного почтового клиента с возможностями системы электронного документооборота. Она позволяет централизованно управлять корпоративной перепиской, обеспечивать безопасность и прозрачность обмена информацией, автоматизировать рутинные операции с письмами и интегрировать почту с бизнес-процессами и документами.
